Автор: Валерий Данилин, бизнес-консультант по разработке и реализации проектов.

Управление проектами сейчас становится предпочтительной стратегией ведения бизнеса. Многие организации считают процесс управления проектами критически важным для реализации конкурентной стратегии организации. В данной статье пойдет речь о деловой разведке в интересах обеспечения реализации проектов.


Есть идея! А что скажет разведка?

Создание определенного, уникального продукта или услуги или достижение заранее определенного результата/цели проекта позволяет организации создать соответствующие условия для дальнейшего развития и процветания. Все просто и ясно. Нужен проект. Остается главное – принять решение "Будем начинать проект".

И сразу возникают семь универсальных вопросов римского ритора Квинтилиана:
• Кто?
• Что?
• Где?
• Когда?
• Какими средствами?
• Каким образом?
• Для чего?

Ответ на каждый из вопросов требует определенных знаний, часть которых накоплена в результате предыдущей деятельности организации, часть – личные приобретения сотрудников. Но есть еще одна очень важная составляющая знаний – это состояние среды, в которой живет и действует организация. Знания эти требуют особого отношения, так как среда хаотична и характеризуется неопределенностью. Правда, остаются некоторые составляющие, которые менее подвержены изменениям или более управляемы.
Сразу вспоминается служба в военной разведке и крик командующего: "Что происходит? Где разведка?" В эту минуту взоры всех устремляются на начальника разведки… А он не торопится: ответ готов. Пока все отдыхали, кто-то из его людей успел с кем-то переговорить, кто-то как раз пополнил нужный файл новой информацией, кто-то увидел нечто очень важное, и появились новые звенья и связи в уже знакомом окружении организации. Конечно, остаются неопределенности, но за ними уже наблюдают.


Инициация и утверждение. А чем занимается разведка?

В проектном менеджменте все происходит, как на войне: если успех – то благодаря предвидению и таланту руководства, а если нет – то ему "неточно доложили".

Первая группа задач разведки: "Руководство интересуют ответы" на следующие вопросы:

• Почему целесообразно начать данный проект?
• Какие преимущества и выгоды предполагается получить?
• Каковы риски?
• Какова стоимость?
• Какое воздействие может оказать проект на организацию и на общую ситуацию?

Вторая группа задач – уточнение намерений конкурентов – про них и так пишут много.
Особого внимания заслуживает следующая группа задач – разведка союзников:

• Заказчики.
• Получатели.
• Инвесторы/ спонсоры.
• Исполнители.
• Группы/лица, заинтересованные в реализации и результатах проекта.

Разведка союзников велась и ведется всеми и во все времена. Это дело тонкое, я бы даже сказал, ювелирное. Знание планов, интересов и проблем позволяет определить круг кандидатов на участие в проекте и значительно сократить время на проведение переговоров по их привлечению. Шеф на решающей встрече должен быть впереди на пару ходов. Кроме того, союзники тоже располагают знаниями, которые никогда не будут лишними.

Еще одно важное задание – определение сфер и факторов в окружении проекта, которые могут оказывать воздействие на ход проекта положительное или негативное. Все факторы независимо от воздействия делим на три сферы:
1. Управляемые факторы. Положительные усиливаем. Негативные превращаем в положительные.
2. Факторы, поддающиеся влиянию. Положительные усиливаем. Негативные нейтрализуем.
3. Факторы, поддающие оценки. Вырабатываем меры по минимизации негативного воздействия.


Поехали. А где разведка?

Проект упорядочен и приобрел четкие очертания в проектных документах: есть цели, задачи, планы, средства и команда проекта. Руководитель проекта обличен властью и ответственностью за ход проекта, а следовательно и за организацию деловой разведки и информационно-аналитического обеспечения реализации проекта. Он определяет:
• роль и место разведки по обеспечению реализации проекта;
• объекты разведки;
• цели и задачи разведки, вероятное воздействие при их выполнении на ход реализации и конечный продукт проекта;
• факторы, обеспечивающие успех;
• план проведения мероприятий с указанием сроков, исполнителей и доступных ресурсов;
• план коммуникаций: порядок доведения сведений до должностных лиц согласно сфере их деятельности и уровню компетенции;
• риски, их возможное воздействие, меры устранения;
• ограничивающие условия, допуски (исходные положения) и пересечение с другими проектами.


Добываем и обмениваемся

Естественно, развертывание разведывательной деятельности в проекте будет зависеть от его масштабов и значимости для организации. Однако, даже если возможности очень ограничены, задачи, от решения которых зависит успех проекта, остаются и распределяются между членами команды. Обмен знаниями об изменениях дает участникам проекта возможность проведения коррекции и самоорганизации с целью разрешения проблем и оперативного реагирования на возникающие угрозы и новые возможности.

Среди возможностей такой системы:
• Управление списком контактов – это возможность иметь в своем распоряжении контактную информацию ключевых персон и организаций, которые тем или иным образом могут повлиять на реализацию проекта и на окружение проекта.
• Обмен базами данных. Помимо списка контактов, участники проекта создают базы данных с интересующей их информацией.
• Мгновенный обмен сообщениями по внутренним сетям.

Хорошая система общения создает информационное окружение, которое позволяет участникам проекта дать ответ на три фундаментальных вопроса о проектном окружении:
1. Что происходит в данный момент?
2. Наступление каких событий мы можем предсказать?
3. Что необходимо изменить?

Предпринимаемые шаги значительно повышают адаптивность проекта и позволяют использовать информации в ответ на непредсказуемость окружающей среды.



Сообщать достоверно, своевременно и ясно

И в заключении, разведывательная деятельность строится в рамках бизнес проекта по тем же правилам, что и в самой организации, и в любой другой структуре:
• Определение целей, для достижения которых нужна информация.
• Определение точного смысла каждого имеющего существенное значение термина или понятия.
• Использование для получения информации всех имеющихся источников.
• Проверка достоверности получаемых сведений.
• Определение тенденций развития.

И главное:
передаваемые знание должны иметь завершенный вид и заканчиваться выводами и предложениями. Выводы являются естественным следствием достижения целей. Они должны быть краткими и ясными и не порождать неправильные представления.