Автор: Вячеслав Панкратьев, специалист в области безопасности бизнеса, преподаватель-консультант по вопросам корпоративной безопасности, автор и ведущий обучающих программ по проблемам безопасности бизнеса, автор книг и методических пособий по безопасности предпринимательской деятельности.

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является одним из наиболее доступных способов.

Как создавать конфиденциальное делопроизводство в компании?

Составные части делопроизводства:

• делопроизводство материальных документов;
• делопроизводство электронных документов;
• система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов.

Структура делопроизводства:

• документооборот компании;
• информационное хранилище компании (архив).

При создании конфиденциального делопроизводства необходимо ответить на следующие вопросы.

Общие вопросы:

• Возможна ли оптимизация информационных потоков с целью минимизации затрат на создание конфиденциального делопроизводства?
• Какие грифы конфиденциальности ставить на документах (конфиденциально, строго конфиденциально, ознакомление по списку, графические фигуры и т.д.)?
• Кто осуществляет присвоение и снятие грифа конфиденциальности?
• Какой порядок пересмотра грифа конфиденциальности?
• Какое подразделение (должностное лицо) ведет учет конфиденциальных документов (ведение реестра), а также учет их перемещения;
кто определяет, какие документы содержат конфиденциальную информацию?
• Какие документы (кроме конфиденциальных) включать в систему конфиденциального делопроизводства (бланки строгой отчетности, номерные документы и др.)?
• Как создавать конфиденциальное делопроизводство - отдельно или на базе существующего открытого делопроизводства?
• Кому подчинить конфиденциальное делопроизводство и кто будет ее проверять?
• Какой порядок размещения конфиденциальных документов в СМИ, Интернете и в рекламных материалах?
• Какой порядок доступа к конфиденциальным документам представителей государственных структур?
• Как осуществлять контроль за конфиденциальным делопроизводством, в том числе за использованием копировально-множительной техники?
• Какие создать инструкции для обеспечения деятельности конфиденциального делопроизводства?
как осуществлять проверкe конфиденциального делопроизводства (плановая, внеплановая)

Процедурные вопросы:

• Какой порядок создания конфиденциальных документов?
• Какой порядок ведения черновых конфиденциальных записей?
• Какой порядок уничтожения конфиденциальных документов (коллегиальность решения, использование шредеров, регистрация об уничтожении и т.д.)?
• Какой порядок пользования конфиденциальными документами?
• Какой порядок размножения (копирования) конфиденциальных документов?
• Какой порядок распечатывания конфиденциальных документов?
• Какая процедура индексации документов?
• Как осуществлять прием-передачу конфиденциальных документов (в том числе при уходе в отпуск, болезни и т.д.)?
• Какой порядок учета ознакомления с конфиденциальными документами?
• Какой порядок ведения конфиденциальных документов в актуальном состоянии?
• Какой порядок конвертования конфиденциальных документов?
• Какой порядок доклада и подписи конфиденциальных документов?
• Какая роль секретарей в работе с конфиденциальными документами?
• Какая процедура регистрации документов?
• Как осуществлять поиск документов (по дате, по номерам, по тематике, по исполнителям и т.д.)?
• Как осуществлять санкционированные выписки из конфиденциальных документов?
• Как формировать дела с конфиденциальными документами?
• Как осуществлять рассылку конфиденциальных документов?
• Какой порядок выноса конфиденциальных документов с контролируемой территории?
• Какой порядок работы с конфиденциальными документами в командировках?
• Как осуществлять контроль и учет конфиденциальных документов (в бумажном или в электронном исполнении)?
• Какой порядок перемещения конфиденциальных документов между территориально удаленными объектами компании?
• Как создать карточку конфиденциальности документа?

Технические вопросы:

• Как оборудовать помещения, где находятся конфиденциальные документы?
• Как обеспечить физическую сохранность конфиденциальных документов при их хранении?
• Как осуществить защиту конфиденциальных документов от аппаратуры промышленного шпионажа?

Вопросы IT безопасности

• Как осуществлять защиту конфиденциального документа, представленного в электронном виде?
• Какие использовать средства криптографической защиты информации?
• Где расположить сервер с конфиденциальными документам, представленными в электронном виде, и какой будет порядок доступа к ним?
• Как осуществлять резервное копирование конфиденциальных документов, представленных в электронном виде?
• Как осуществлять антивирусную защиту?

Кадровые вопросы:

• Какой перечень сотрудников (должностей), имеющих право на доступ к конфиденциальным документам (в том числе есть ли этот доступ у юристов, финансистов и редакторов)?
• Как оформлять обязательство сотрудника о сохранении информации, содержащейся в конфиденциальных документах?
• Какой порядок проведения проверок сотрудников, работающих с конфиденциальными документами?
• Какая будет мотивация персонала, работающего с конфиденциальными документами?
• Как организовать обучение персонала, работающего с конфиденциальными документами?
• Какой порядок оформления разрешения (допуска) на работу с конфиденциальными документами?
• Какие возможны превентивные мероприятия, направленные на недопущение разглашения конфиденциальной информации сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами?
• Какой порядок проведения внутренних расследований по фактам разглашения конфиденциальной информации?

Материально-технические вопросы:

• Какие закупить сейфы для сохранности конфиденциальных документов?
• Какие закупить шредеры для уничтожения конфиденциальных документов?

Вопросы по созданию архива

• Где расположить архив конфиденциальных документов?
• Как осуществлять выдачу конфиденциальных документов из архива (кто имеет право получать документы, срок возвращения, контроль за возвращением документов и т.д.)?
• Какой порядок работы экспертной комиссии?


Порядок создания конфиденциального делопроизводства

Порядок создания делопроизводства материальных документов:

1 этап – создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.
2 этап – определение как будут создаваться, учитываться, перемещаться и храниться документы.
3 этап – закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование для помещений и т.д.).
4 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
5 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
6 этап – создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.
7 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа – ГОСТ 6.30–97 "Унифицированные системы документации. Система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Создание делопроизводства материальных конфиденциальных документов. Порядок создания.
1 этап - создание делопроизводства открытых материальных документов.
2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения.
3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, определение порядка и сроков пересмотра данного перечня, а также снятие грифа конфиденциальности.
4 этап - определение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов (создание, регистрация, перемещение, хранение, уничтожение документов) на основе делопроизводства материальных документов.
5 этап – определение технических, инженерно-технических и IT решений по защите материальных конфиденциальных документов и их электронных копий.
6 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.
7 этап – заключение договоров о сохранении конфиденциальной информацией между компанией и сотрудниками, допущенными к работе с конфиденциальной информацией.
8 этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).
9 этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.
10 этап – создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства материальных конфиденциальных документов.
11 этап – создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов.

Составные части делопроизводства материальных документов:

1. Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

• бухгалтерия;
• учредительные документы;
• судебно-процессуальные документы;
• договорные документы и т.д.

2. Внешнее делопроизводство:

• доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
• отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

3. Внутреннее делопроизводство:

• хранение документов (у сотрудников, в Секретариате);
• создание документов;
• издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
• регистрация документа в Секретариате;
• движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
размножение документов (снятие копий);
• контроль за исполнением документов;
• создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
• уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

1. О внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:

• в Устав организации;
• в "Коллективный договор";
• в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
• в трудовой договор;
• во все заключаемые договора.

2. Договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

3. Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании. Примерный план инструкции:

• общие положения;
• определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
• организация работы с конфиденциальными документами;
• порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
• порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
• контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;
• обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.

4. Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

• общие положения;
• правила составления и оформления документов;
• составление и оформление основных видов документов;
• организация документооборота:
• порядок движения и обработки входящих документов;
• порядок движения и обработки исходящих документов;
• порядок движения и обработки внутренних документов;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• систематизация документов;
• разработка номенклатуры дел;
• формирование дел;
• подготовка документов к архивному хранению;
• экспертиза ценности документов;
• описание документов постоянного и временного сроков хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передача дел в архив;

5. Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений:

• примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
• перечень документов, на которые ставится печать;
• перечень документов, подлежащих утверждению;
• перечень документов, подлежащих согласованию;
• форма регистрационной контрольной карточки;
• перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
• акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• внутренняя опись документов дела;
• опись дел, передаваемых на архивное хранение.

6. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Она включает:

• определение порядка выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
• определение порядка работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
• изготовление и использование бланков организации, печатей и штампов;
• определение порядка использования бланков строгой отчетности (бланков компании, подготавливаемых за подписью первых лиц);
• порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнения с работы;
• определение порядка подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
• определение порядка пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.
положение о Секретариате;
• должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Делопроизводство электронных конфиденциальных документов должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

• системы документооборота электронных конфиденциальных документов;
• системы информационного хранилища электронных конфиденциальных документов (архив);
• системы защиты электронных конфиденциальных документов;
• системы сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов.

Система документооборота электронных конфиденциальных документов должна предусматривать следующие возможности:

1. Создание электронного конфиденциального документа:

• создание электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
• создание составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
• создание электронных документов с помощью сканирования документа на материальном носителе;
• создание электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью электронной почты, корпоративной компьютерной сети, устройств ввода компьютерной информации и т.д.

2. Использование электронной цифровой подписи для подтверждения авторства и подлинности электронного конфиденциального документа.

3. Работа с электронными конфиденциальными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

4. Создание регистрационных карточек электронных документов, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

• дата создания, получения, исполнения;
• регистрационный номер;
• фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
• права доступа;
• конфиденциальность;
• количество листов и т.д.

5. Разделение документов по виду конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

6. Получение и отправление электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

7. Работа с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления гиперссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга.

8. Контроль передвижения электронных конфиденциальных документов по сети и контроль ознакомления с ними, а также контроль за копированием, редактированием и размножением электронных конфиденциальных документов.

9. Контроль исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения, а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

10. Поиск электронных конфиденциальных документов по:

• реквизитам;
• ключевым словам;
• содержанию;
• дате создания;
• контрольным срокам;
• исполнителю и т.д.

11. Анализ электронных конфиденциальных документов по:

• тематике;
• проблематике;
• исполнителям;
• резолюциям;
• дате создания и т.д.
• дублирование (архивирование) электронных конфиденциальных документов с заданной периодичностью;
• разделение конфиденциального и открытого делопроизводства электронных документов.

Система информационного хранилища электронных конфиденциальных документов должна предусматривать возможность:

• систематизации поступающих в хранилище электронных конфиденциальных документов раз­личных видов и форм и упорядочения работы с ними;
• сохранения электронных конфиденциальных документов в массивах хранилища;
• отслеживания движения электронных конфиденциальных документов, выдаваемых сотрудникам, контроля и обеспечения их возврата или уничтожения;
• обеспечения эффективного поиска нужных электронных конфиденциальных документов в хранилище по идентификацион­ным признакам;
• обеспечения подтверждения легитимности электронной цифровой подписи, применяемой для подтверждения авторства и подлинности электронных конфиденциальных документов;
• обеспечения режима безопасности электронных конфиденциальных документов в процессе их хранения, передачи в храни­лище или получе­ния из хранилища за счет использования современных технологий и средств ин­формационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты электронных конфиденциальных документов должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

• блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов;
• блок защиты электронных конфиденциальных документов, связанных с человеческим фактором;
• блок организационных методов защиты электронных конфиденциальных документов.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов состоит из рубежей:

1 рубеж – системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);
2 рубеж – системы защиты информации, встроенные в саму систему делопроизводства электронных конфиденциальных документов;
3 рубеж – системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователей.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов должен предусматривать:

• криптографическую защиту информации при хранении и при перемещении электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, сети Интернет, электронной почте;
• защиту информации от несанкционированного доступа;
• мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам конфиденциального делопроизводства;
• контроль и защиту электронного конфиденциального документа от просмотра, изменения, копирования, распечатывания (перевода электронного документа в материальную форму);
• контроль целостности и достоверности электронного конфиденциального документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
• защиту от вредоносных программ (вирусов).

Система сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов предусматривает возможность:

• перевода материального конфиденциального документа в электронный конфиденциальный документ;
• перевода электронного конфиденциального документа в материальный конфиденциальный документ;
• параллельного хождения одного и того же документа в электронном и материальном виде.