Журнал "Бизнес Энтропия" > Статьи, Переговоры, Бизнес Коммуникации > Методы нейтрализации "блокирующих" ситуаций в ходе совещания
Методы нейтрализации "блокирующих" ситуаций в ходе совещания |
Автор: Mapинa Измaйлoвa, кандидат педагогических наук, доцент кафедры педагогики, психологии и культурологии Российского университета кооперации.
Как бы хорошо ни было подготовлено и организовано совещание, остается опасность возникновения блокирующих ситуаций, приводящих к срыву совещания или нарушению его регламента и продуктивности. Причин, приводящих к неуспеху много, и предусмотреть появление всех неприятностей невозможно. Тем не менее, устранять основные барьеры и преграды нужно уметь, и этому можно научиться. Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками удач и неудач, могут служить: • Личностные особенности участников. • Отношения участников между собой. • Организация самого процесса совещания. Большинство блокирующих ситуаций типично. Их можно выявить, исследовать, систематизировать и найти возможности их нейтрализации. Способы нейтрализации участников, играющих блокирующие роли Общий принцип, о котором здесь следует помнить: блокирующие роли не являются результатом осознанного желания "провалить" совещание (это случается редко). Они зависят от личностных особенностей участников. Изменить эти особенности в ходе совещания мы не в силах, но нейтрализовать участников, играющих блокирующие роли, можем. Рассмотрим эти роли и способы нейтрализации. Агрессор. Этот участник совещания критикует всех подряд. Он принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается. Способы нейтрализации: • На любое критически-агрессивное высказывание или опровержение немедленно реагировать вопросом: "А вы что предлагаете?" • Напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи. • В крайнем случае пообещать, что, если данный участник совещания не изменит своего поведения, вы лишите его слова. Выпавший. Не участвует в обсуждении, рассеян, отвлекается, разговаривает с соседями на личные темы. Способы нейтрализации: • Предложить высказаться по существу обсуждаемого вопроса в одном из вариантов: либо в жестком ("А вы что думаете по поводу..."; "А какие предложения у вас есть?"), либо в мягком ("После выступления Ивана Ивановича мы дадим слово вам.."). • Поручить вести протокол в качестве "шутливого" наказания за рассеянность. Ищущий признания. Этот участник совещания хвастается, много говорит и пытается демонстрировать или утвердить свой статус. Участие в совещании для него — повод для самоутверждения. Способы нейтрализации: • Задавать вопросы, показывающие, что высказывания этого участника совещания — высказывания о себе, а не о деле. ("Можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса то, что вы нам сейчас сообщили?") • Возвращать к теме обсуждения вопросом: "Какие конкретные предложения вытекают из сказанного вами? Пожалуйста, сформулируйте их..." Прыгающий с темы на тему. Этот участник совещания постоянно меняет тему разговора, возвращаясь к обсуждению тех вопросов, которые уже обсудили, и т. д. Способы нейтрализации: • Останавливать его вопросами типа "А разве мы уже закончили обсуждение проблемы?" или "Этот вопрос мы уже обсудили, не так ли?". • "Поддержать" его, отреагировав примерно так: "Это очень интересная тема, но она не относится к нашей повестке дня". Доминирующий. Потребность в доминировании есть одна из потребностей общения. Удовлетворяя ее, стремящийся к доминированию участник совещания постоянно пытается захватить власть (инициативу) и манипулировать присутствующими в своих интересах. Способы нейтрализации: • Спокойно, но уверенно останавливать высказывания встречными репликами типа "Ваше предложение — только один из возможных вариантов. Давайте послушаем и другие мнения". • Использовать поддерживающий прием: "Вы взяли на себя инициативу в обсуждении проблемы. Как видно, вы к ней неравнодушны. Вот вам мы и поручим отвечать за выполнение принятого решения, а теперь дадим высказаться другим". Разрушитель. Иногда сотрудника, играющего эту роль, называют "адвокатом дьявола". Он специально задает острые вопросы, ведущие в тупик; к провалу совещания. Способы нейтрализации: • Оценивайте остроту вопросов: "Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее". • Обращайте внимание на провокационность вопросов, говоря на языке "Я-сообщений". • Переадресовывайте вопрос тому, кто его задал: "Мы хотели бы получить ваш вариант ответа на заданный вами вопрос". Чем раньше вы выявите участников совещания, играющих блокирующие роли, тем легче будет их нейтрализовать. Поговорим теперь о некоторых типичных ситуациях, связанных с самим ходом обсуждения. Способы нейтрализации блокирующих ситуаций 1. Явные искажения, ошибочные или нечестные заверения, введение в заблуждение кого-то из участников (или группы участников). Выход. Не стоит грубо обличать, можно сделать это психологически грамотно: • потребуйте предъявить обоснования и факты, подтверждающие сказанное: "Вы не продали бы мне автомобиль в ответ на мое голословное утверждение, что у меня есть деньги. Будьте любезны — предъявите факты"; • предложите провокаторам самим оценить свою тактику: "Что будет, если подтвердится, что это не так, как вы говорите?"; • предположите: "Вы, конечно же, проверили все факты, о которых здесь говорите?". 2. Кто-то "застрял" на объяснении причин или выявлении виновных. Выход. Скажите, что понять причины важно, но найти пути выхода из создавшегося положения еще важнее, и предложите не тратить время на то, что в данный момент представляется менее важным. 3. Применяются приемы психологического давления (выпады, угрозы, обвинения). Выход: • дайте агрессору выговориться и любезно осведомитесь: "У вас все?"; • получив положительный ответ, раскройте его тактику, ведь он может не догадываться, что ведет бой и агрессивен; • нейтрализуйте его поведение положительными эмоциями; • переключите его энергию в сознательное русло. Например: "То, что вы говорите, очень важно. Вероятно, вы видите нечто скрытое от нас. Будет более понятно, если вы спокойно объясните, что вам не нравится..."; • признайте свои ошибки, если таковые имеются. Это лучший способ обезоружить агрессора. 4. Совещание превращается в разговор на темы, не относящиеся к обсуждаемой проблеме. Выход: • все высказывания, уводящие в сторону и не относящиеся к теме обсуждения, немедленно останавливаются вопросом: "Как это относится к обсуждаемому вопросу?"; • отреагируйте на отклонение от темы с помощью реплики: "Поскольку это заслуживает специального разговора, то давайте сначала закончим разговор о...". 5. Делается попытка опровергнуть то, о чем говорится на совещании. Выход: • не принимайте опровержения без доказательства. Потребуйте ясных аргументов; • бессмысленно опровергать опровержение. Лучше придать делу иной поворот при помощи фразы: "Да! Но..." или "Все это так, но...". Необходимо также знать одно обстоятельство: чем бы совещание ни закончилось и с каким бы успехом оно ни прошло, менеджер должен проанализировать содержание и ход проведенного мероприятия. Ниже приводится перечень вопросов, на которые можно ответить, делая после окончания совещания его анализ. Итоговый анализ совещания • Был ли оптимальным состав участников? • Были ли правильно определены места для участников совещания? • Достаточно ли заинтересованными были его участники? • Удалось ли ослабить противоречия между участниками совещания (сблизить их позиции)? • Появлялись ли непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались? • Стало ли ясным представление о проблеме (проблемах) после ее (их) обсуждения? • Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его реализации? Такой поможет внести коррективы в ваш стиль проведения совещаний и сделать их более продуктивными. Вернуться назад |