10 правил управления дебиторской задолженностью

Автор: Сергей Кручинецкий, руководитель компании "Питер-Консалт".

Возможность предоставлять товары и услуги на условиях отсрочки платежа всегда является важным конкурентным преимуществом. Однако, этот актив компании, как впрочем и другие, нуждается в постоянном управлении для эффективного использования. В этой статье сформулирован ряд правил, позволяющих повысить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров – долговременного и оперативного. Долговременное управление ДЗ организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования дебиторской задолженности и контроля соответствия фактического состояния плану.

На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам. Предоставление отсрочек – это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать ее имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп, торговых марок компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости. Итак, правило №1: при планировании дебиторской задолженности компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты. Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.

Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям.

Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платежеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4). Возможность получить регистрационные данные и налоговую отчетность предприятия существовала всегда, сейчас же эта услуга как никогда доступна и оказывается структурой органа государственной статистики. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют ее, повышая риски предоставления отсрочек.

В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле № 5 – заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно.

Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу № 6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку.

К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины. То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать.

Формирование такой политики начинается с выполнения правила № 7: определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам! Взыскание долгов – это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на нее продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в "плохого и хорошего полицейского". Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчете на следующие сделки.

В последней фазе речь идет о правиле № 8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью. Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны:

1. Все действия вашей компании по реализации процедуры взыскания задолженности должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.

2. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности просрочки.

3. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.

4. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.

В бизнес-процессе взыскания задолженности должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторки. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами.

В российском бизнесе редко используют правило № 9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учета, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто.

И, наконец, правило № 10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.